Zakelijke correspondentie, wie doet er nog aan?

Bedrijven die in contact willen komen en blijven met (potentiële) klanten voeren een formele zakelijke correspondentie. Maar wat is formeel? Wanneer schrijf je formeel en moet het altijd? Hoe doe je dat dan?

Ken je doelgroep

Ik heb wel een beetje een zwak voor formele brieven, want je kunt er zo lekker streng mee over komen. ‘Stuur een ondertekend exemplaar van deze brief per ommegaande aan ons retour.’ Maar als die te ondertekenen brief een bevestiging is van een offerte, lijkt het me beter dat je een wat vriendelijker toon aanslaat: ‘Bedankt voor de aanvraag. Bij akkoord kunt u de ondertekende offerte aan ons terugsturen. Gebruik hiervoor de bijgevoegde portvrije envelop.’ Het ligt er dus aan wat je bij wie met de inhoud van je zakelijke correspondentie wil bereiken. Daarover moet je van tevoren goed nadenken. Ken je doelgroep.

Je wil bij iedere ontvanger van jouw zakelijke correspondentie een goede indruk achterlaten. Ook wil je (als je een commerciële instelling bent) omzet draaien en die niet weg laten lekken door slechte teksten. Daarom is de toon en opstelling van je brief erg belangrijk. Die kunnen je bedrijf maken of breken.

Is jouw zakelijke correspondentie op orde?

Er is een oplossing om je zakelijke teksten op orde te krijgen, maar eerst nog even enkele soorten formele brieven.

Zakelijke informatiebrief

Een woningcorporatie bijvoorbeeld stuurt een informatiebrief waarin zij haar huurders op de hoogte stelt van de jaarlijkse huurverhoging. De inhoud is formeel en zakelijk. De aanhef is dan: ‘Geachte heer/mevrouw [Naam]’ en de afsluiting: ‘Hoogachtend’. Het nieuws in de brief is voor de huurder (meestal) niet zo leuk, daarom zou ‘Beste Piet’ en ‘Met vriendelijke groet’ bij de ontvanger weleens in het verkeerde keelgat kunnen schieten. Informeer je de ontvangers daarentegen over een nieuwe dienst of product, dan sla je een minder formele toon aan. Wel duidelijk, overtuigend en vriendelijk.

Zakelijke reactiebrief

Een van je klanten stuurt een klacht. Wat schrijf je in de reactiebrief? Je kunt niet zeggen ‘tja, leer er maar mee leven. Of: ‘Jammer joh.’ Nee, antwoord respectvol, bedank hem voor de melding en herhaal de klacht. Leg dan uit dat je de klacht afwijst en vertel daarbij de reden waarom. Bij een terechte klacht is de reactie natuurlijk anders. Schrijf zo dat de klant zich erkend voelt en formuleer (eventueel) een oplossing. Het is van groot belang dat je de woorden zo zorgvuldig mogelijk kiest waarbij je toch to-the-point bent. Draai niet om de hete brij heen.

Zakelijke klachtenbrief

Zelf kun je ook een klacht hebben over een product of iets anders. Schrijf in je klachtenbrief de aanleiding, je klacht, je emotie en je verwachting van de oplossing. Je mag best laten merken dat je teleurgesteld bent in de dienstverlening. Maar laat de emotie niet de boventoon voeren. Ben je erg boos, wacht dan even met je brief versturen. Houd het zakelijk.

Zakelijke gelegenheidsbrief

Laatste voorbeeld. Een van je werknemers is 25 jaar in dienst. Hiervoor verdient hij op zijn minst een bloemetje. Jij gaat even verder dan een bosje tulpen en nodigt hem en zijn partner uit voor een dinertje met de hele afdeling. Deze gelegenheidsbrief hoef je niet zo plechtig op te stellen en kun je gemakkelijk beginnen met ‘Beste …’ . Je schrijft op een persoonlijke, vriendelijke manier. Dat is tenminste als de interne sfeer ook gemoedelijk is. Als je je binnen het bedrijf heel formeel opstelt en gedraagt, is het een beetje raar als je personeel ineens heel amicale brieven van je krijgt. Dit heeft met je gehele interne communicatie te maken, die moet samenhangend zijn.

Zo zie je dat het belangrijk is in de schriftelijke uitingen van je bedrijf een toon aan te slaan die bij je (bedrijf) past. Maak de teksten niet hoogdravend, vol met jargon, met lijdende vorm (worden, hebben, zullen) en tangconstructies. In een volgend blog kom ik hierop terug.

Oplossing

Schrijf zakelijk modern. Met je zakelijke teksten op orde communiceer je consequent en duidelijk naar je klanten. Hierdoor kom je betrouwbaar bij ze over. Je laat zien dat je verstand van zaken hebt. Door een begrijpelijke omschrijving van je dienst/product weet de klant precies waarvoor en voor wie hij kiest. Dat is goed voor je imago. Je krijgt weer vertrouwen in jezelf, zodat je omzet niet meer weglekt. En dat door heldere teksten.

QuickScan

Vraag direct de QuickScan voor je bedrijfscorrespondentie aan. Fijn Leesbaar spoort de pijnpunten in je zakelijke correspondentie op. Je hebt er geen omkijken meer naar. Stuur een e-mail naar nienke@fijnleesbaar.nl en voeg daarbij maximaal twee zakelijke teksten. Binnen drie dagen krijg je ze van me retour. Je ziet meteen waar het ‘lekt’.

Meer schrijfhulp nodig? Neem dan contact met me op: 06-18777481.

Fijn Leesbaar

Ik ben Nienke Laane van Fijn Leesbaar.

Ik help kennisondernemers, publieke organisaties en zakelijke dienstverleners hun zakelijke teksten helder, foutloos en fijn leesbaar te maken. Dat bereik ik door mijn consciëntieuze en gedisciplineerde inzet.

Voor een goed imago vind ik het belangrijk dat zakelijke correspondentie en teksten duidelijk, foutloos en fijn leesbaar zijn.

Het is mijn missie bedrijven hiermee te helpen.

Heb je hulp nodig bij het redigeren van jouw teksten? Bel: 06-18777481 of mail me dan: nienke@fijnleesbaar.nl